HAI UN‘ATTIVITA’ DI CATERING ED EVENTI E STAI CERCANDO UN SOFTWARE PER I TUOI PREVENTIVI?
FERMATI, PERCHE’ L’HAI TROVATO!
(Guida pratica per operatori del catering e dell’organizzazione eventi)
Nel catering, il preventivo non è un semplice conteggio di voci: è una proposta strutturata che comunica valore, affidabilità e conformità normativa. Un modello chiaro riduce incomprensioni, accelera l’accettazione e tutela entrambe le parti.
- VIDEO TUTORIAL ( vers. pc / vers mobile)
Quali sono gli elementi fondamentali che compongono un preventivo per catering?
Redigere un preventivo per il servizio di catering non è così scontato come si pensa, ci sono elementi ed informazioni che devono essere assolutamente presenti per tutelare tanto il cliente quanto la nostra attività, senza dimenticare anche l’aspetto grafico, utile a rendere il documento non solo gradevole a vedersi, ma chiaro, trasparente, e soprattutto comprensibile anche a chi non ha competenze specifiche nel settore.
Un preventivo di catering ben fatto e che rispetta queste premesse, deve contenere:
- Intestazione e anagrafiche
Ragione sociale, P.IVA, contatti, dati cliente, numero e data preventivo, riferimento evento. - Profilo dell’evento
Data, location, orari, numero stimato ospiti, format (buffet, placée, cocktail, coffee break, banqueting, ecc.). - Proposta gastronomica
Menu articolato (antipasti/primi/secondi/contorni/dessert/bevande), varianti per vegetariani/vegani/senza glutine/senza lattosio, eventuale menu bambini - Modalità di servizio (isole tematiche, passaggi al vassoio, show cooking, carving).
- Personale e servizio
Numero e profili del personale (chef, commis, caposala, camerieri, barman, sommelier), orari e rapporti staff/ospiti previsti. - Allestimenti e attrezzature incluse
Tovagliati, stoviglieria, posateria, cristalleria, kitchen equipment mobile, frigo/freezer, forni, punti acqua, trasporto, montaggio/smontaggio, pulizie finali. - Provenienza e qualità degli alimenti (sezione consigliata)
Valorizza DOP/IGP/BIO, “km 0”, selezioni locali/stagionali. È una leva di branding e trasparenza (vedi box normativa sotto) - Allergeni e informazione al consumatore (sezione obbligatoria)
Elenca gli allergeni potenzialmente presenti e offri menu dedicati su richiesta. Specifica come e dove saranno rese disponibili le informazioni (schede/menu/registro). - Condizioni contrattuali
Acconto alla conferma, saldo, termini per variazione ospiti, policy di cancellazione, clausole meteo/forza maggiore, assicurazione RCT. - Extra opzionali
Arredi (tavoli/sedie/lounge/tensostrutture), open bar, selezione vini premium, torta personalizzata, decorazioni floreali, audio/luci/DJ. - Dettaglio economico
– Prezzo €/ospite × n. ospiti
– Costi fissi (logistica, trasporti, kitchen mobile)
– Extra opzionali (selezionati dal cliente)
– Totale imponibile, IVA applicabile, totale finale
Suggerimento: evidenzia soglie minime fatturabili e la validità dell’offerta (es. 30 giorni). - Accettazione
Spazio firma o link a firma digitale con timestamp.
Quali sono le informazioni NON obbligatorie MA utili da inserire nel preventivo?
La provenienza delle materie prime non è obbligatoria per legge nel preventivo, ma inserirla nel preventivo (non è un’etichetta), ma è buona prassi commerciale quando la qualità è un driver (DOP/IGP/BIO/locale) o quando il cliente lo richiede.
La vera obbligazione è tenere la tracciabilità (documentazione interna) e fornire le info allergeni ai commensali.
“Carni fresche da allevamenti italiani certificati; Parmigiano Reggiano DOP (Emilia); Olio EVO IGP Toscana; ortofrutta stagionale da produttori locali. Schede tecniche disponibili su richiesta.”
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Esempio di preventivo per impresa di catering
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- Modelli smart: parti dal fac-simile e crea varianti per wedding, corporate, private party.
- Catalogo voci (piatti, beverage, attrezzature, staff) con prezzi, food cost, margini e tag allergeni/origine.
- Formule automatiche: €/ospite, costi fissi, extra opzionali, IVA, ricarichi e sconti.
- Allegati: schede tecniche ingredienti, registro allergeni, planimetrie, capitolati.
- Versioning e cronologia modifica: A/B dei menu, storico revisioni e validità offerte.
- Accettazione digitale (firma) e promemoria scadenze.