Molte aziende, soprattutto piccole realtà o freelance, utilizzano ancora strumenti come Microsoft Word o Excel per realizzare i propri preventivi. Sebbene possano sembrare soluzioni comode e familiari, presentano diversi aspetti negativi che rischiano di compromettere l’efficienza, la precisione e l’immagine professionale dell’azienda.
Ecco alcuni dei principali svantaggi:
1. Alto rischio di errori
Con Word o Excel è facile commettere errori manuali, soprattutto in calcoli, formule o aggiornamenti dei prezzi, e non solo:
– errori di calcolo nelle formule excel
– formule non aggiornate dopo la modifica di celle o colonne
– totali mancanti o duplicati
– celle disorganizzate o intestazioni mancanti
– mancanza di sezioni per metodi di pagamento o scadenza dell’offerta
– etc…
Un preventivo errato può generare incomprensioni con il cliente o causare perdite economiche.
2. Mancanza di automazione
Ogni preventivo va compilato da zero o modificando un modello precedente. Non esistono funzioni integrate per gestire prodotti, clienti, sconti o imposte in modo dinamico, il che rallenta notevolmente il processo.
3. Poca tracciabilità e gestione documentale
Con l’aumento dei preventivi, è difficile mantenere ordine tra i file. Spesso ci si ritrova con versioni diverse dello stesso documento, salvate in cartelle poco chiare, senza un sistema che permetta di tracciare lo stato (inviato, accettato, scaduto, ecc.).
4. Aspetto poco professionale
Un preventivo ben strutturato, con layout coerente e brandizzato, fa una grande differenza nella percezione del cliente. Word ed Excel, se non usati con attenzione grafica, possono dare un’impressione poco curata o dilettantistica.
5. Difficoltà di integrazione
Word ed Excel non si integrano facilmente con altri strumenti di gestione aziendale (CRM, contabilità, software di fatturazione), costringendo a duplicare le informazioni e aumentando il tempo impiegato per ogni operazione.
Come migliorare la tracciabilità e la gestione dei preventivi fatti con Word o Excel?
Se vogliamo continuare ad utilizzare Word o Excel per i nostri preventivi, possiamo certamente migliorare l’aspetto della gestione e tracciabilità, archiviando i preventivi creati in modo intelligente, per poterli avere sempre a disposizione in pochi minuti, sia che vogliamo usare il pc e sia lo smartphone.
Questo grazie al programma PREVENTIVI015, disponibile sia in versione desktop che mobile.
Vediamo come!
- Scarica l’app PREVENTIVI015 dallo store, o registrati da web direttamente dal sito
2. Inserisci la data ed il nome del cliente
3. Indica in modo sintetico il prodotto o il servizio offerto, che ti servirà da promemoria.
4. Ora clicca sul simbolo dell’ Allegato, e seleziona il documento .pdf del preventivo che hai realizzato con word o excel, dalla cartella dei tuoi file.
5. Salva il preventivo, cliccando sull’apposito tasto
6. Ora il tuo preventivo è archiviato e sempre disponibile, anche se accedi da pc.
Come avrai potuto intuire, adottare software dedicati per la creazione e gestione dei preventivi permette di risparmiare tempo, evitare errori, e offrire ai clienti un servizio decisamente più curato e veloce. PREVENTIVI015 oltre a creare preventivi professionali in pochi minuti, ti consente anche di archiviare in modo intelligente i preventivi che hai realizzato con altri software, per ottimizzare i tempi di ricerca e di conseguenza di risposta nei confronti dei tuoi clienti.
Se vuoi scoprire tutte le funzioni presenti nell’app di PREVENTIVI015, scaricala ora gratis, registrati e crea subito il tuo primo preventivo.