Scopri come gestire preventivi online con firma, accettazione digitale, tracciamento di apertura e documenti allegati usando Preventivi015.
Un preventivo non è solo un documento con prezzi e descrizioni. Per molte attività : artigiani, imprese edili, installatori, professionisti, serramentisti, imprese di pulizie, officine, servizi aziendali, … il preventivo è il primo vero passaggio operativo tra una richiesta cliente e un lavoro confermato.
Per questo oggi non basta più creare un file Word, salvarlo in PDF e inviarlo manualmente via email. Serve sapere quando il cliente lo riceve, quando lo apre, se lo legge, se lo accetta e con quale documento allegato.
Con Preventivi015, il preventivo diventa un processo digitale: puoi crearlo da PC, smartphone o tablet, inviarlo al cliente, allegare documenti PDF, monitorarne apertura e lettura, ricevere conferma dell’accettazione digitale e gestire lo stato del preventivo in modo ordinato.
Perché il preventivo accettato è così importante
Nel lavoro quotidiano capita spesso di sentire frasi come:
“Va bene, procediamo.”
“Mi sembra tutto ok.”
“Partite pure con il lavoro.”
“Poi firmiamo.”
Il problema è che una conferma verbale, una telefonata o un messaggio non sempre bastano a evitare dubbi, incomprensioni o contestazioni. Prezzo, tempi, modalità di pagamento, validità dell’offerta, allegati tecnici e condizioni commerciali devono essere chiari e facilmente recuperabili.
Dal punto di vista civilistico, il contratto si conclude quando chi ha fatto la proposta viene a conoscenza dell’accettazione dell’altra parte; inoltre, l’accettazione deve arrivare entro il termine stabilito o, in assenza, entro quello ordinariamente necessario secondo la natura dell’affare o gli usi. Questo principio è previsto dall’articolo 1326 del Codice Civile, pubblicato anche in Gazzetta Ufficiale. (Gazzetta Ufficiale)
Per un’impresa o un professionista, quindi, avere un sistema che registra e organizza l’accettazione del preventivo è una scelta pratica prima ancora che tecnologica.
Il limite dei preventivi gestiti con Word, Excel ed email
Molte aziende iniziano creando preventivi con Word, Excel o modelli PDF.
È una soluzione semplice, ma presenta diversi limiti:
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non sai con certezza se il cliente ha aperto il documento;
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non hai uno storico ordinato degli stati del preventivo;
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rischi di perdere allegati, versioni aggiornate o condizioni commerciali;
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non hai un flusso chiaro tra invio, lettura, accettazione e lavoro confermato;
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devi aggiornare manualmente archivi, cartelle, email e fogli di calcolo.
Preventivi015 nasce proprio per superare questa gestione frammentata, perchè l’invio automatico del preventivo, consente di tracciare il percorso di consegna e notificare lo stato di lettura e apertura del documento.
Firma online e accettazione del preventivo: attenzione alle differenze
Quando si parla di firma preventivo online, è importante distinguere tra diversi livelli di firma e accettazione.
L’ AgID spiega che il regolamento eIDAS distingue tra firma elettronica, firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata.
La firma elettronica semplice non può essere esclusa solo perché è in formato elettronico, ma il suo valore probatorio viene valutato considerando caratteristiche come qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. La firma elettronica qualificata, invece, ha effetto equivalente alla firma autografa. (agid.gov.it)
Per questo, nel contesto di un normale preventivo commerciale, una funzione di accettazione digitale del preventivo è molto utile per documentare la volontà del cliente di procedere. Tuttavia, per atti che richiedono forme particolari o firme qualificate, è sempre opportuno verificare con il proprio consulente legale o fiscale.
Preventivi015 offre funzionalità operative orientate alla gestione del preventivo: firma preventivo, conferma dell’accettazione in formato digitale, invio tracciato e controllo dello stato del documento, sia nella versione desktop che mobile.
Tracciamento del preventivo: sapere se il cliente ha aperto e letto
Uno dei problemi più comuni nella gestione commerciale è non sapere che fine ha fatto il preventivo.
È arrivato?
È stato aperto?
Il cliente lo ha letto?
Ha scaricato gli allegati?
Ha accettato oppure bisogna fare follow-up?
Preventivi015 risolve questo problema con il tracciamento delle azioni cliente.
Quando il preventivo viene inviato tramite app, o da software tramite pc, è possibile tracciare le operazioni che il cliente compie sul preventivo e ricevere una notifica quando lo apre e quando lo legge.
Se invece il preventivo viene condiviso tramite servizi esterni all’app, non è possibile ottenere lo stesso tracciamento.
Questa differenza è decisiva: usare un canale tracciabile significa trasformare il preventivo da semplice allegato email a documento commerciale monitorabile.
Accettazione del preventivo con un click
Un altro vantaggio importante è la possibilità di semplificare l’accettazione.
Quando il cliente riceve il preventivo tramite Preventivi015, riceve una email con link contenente il preventivo principale e la documentazione allegata, e dalla stessa schermata può accettare automaticamente la quotazione cliccando su “accetta preventivo”.
Questo riduce attriti e ritardi. Il cliente non deve stampare, firmare a mano, scannerizzare e reinviare. L’azienda, invece, riceve una conferma più ordinata e più facile da archiviare.
Stato del preventivo: da inviare, inviato, accettato, sospeso, scaduto
Per lavorare bene non basta creare tanti preventivi. Bisogna sapere a che punto sono.
Preventivi015 permette di controllare lo stato dei preventivi realizzati, ad esempio “da inviare”, “inviati”, “accettati”, “sospesi”, “scaduti”.
Questa funzione è utile per:
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capire quali clienti richiamare;
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evitare di dimenticare offerte aperte;
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distinguere preventivi persi, accettati o ancora in trattativa;
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misurare il lavoro commerciale;
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migliorare l’organizzazione interna.
Per una piccola impresa o un libero professionista, anche solo sapere quali preventivi sono stati letti ma non ancora accettati può fare la differenza nelle attività di follow-up.
Il preventivo è uno dei documenti più importanti nella relazione tra azienda e cliente. Ma per essere davvero utile deve essere chiaro, completo, tracciabile e facilmente accettabile.
Con Preventivi015 puoi creare preventivi online, inviarli ai clienti, allegare documenti PDF, monitorare apertura e lettura, gestire lo stato del preventivo e ottenere conferma dell’accettazione digitale.
In altre parole, non lavori più con preventivi dispersi tra email, cartelle e file duplicati. Lavori con un processo più ordinato, più professionale e più vicino alle esigenze reali di artigiani, imprese e professionisti.
Prova Preventivi015 da pc e trasforma il tuo preventivo da semplice documento a strumento di lavoro tracciabile, accettabile online e sempre sotto controllo.
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